5 bitnih stvari kod odabira mjesta događanja

Od inicijalnog odabira mjesta događanja do konačne odluke, puno je promišljanja kako bi mjesto događanja bilo u potpunosti prilagođeno i primjereno planiranom eventu.

Kada organizirate događanje, prije svega je važno odlučiti se za mjesto održavanja. Uzmite si vremena i uspostavite potrebne kontakte s djelatnicima kongresnog centra ili prostora koji vam se čini primjerenim za vaše događanje. Postavljajte pitanja, budite sigurni da ste pokrili sve stavke i detalje kako biste ih naveli da vam pokažu zašto je baš to mjesto idealan izbor za vaše događanje. Radi lakšeg procesa donošenja odluke, donosimo 5 stvari na koje treba obratiti pozornost prilikom odabira mjesta događanja.

Prilagođen jelovnik

Prije pet godina, jelovnik je bio prilično jednostavan. Uglavnom se sastojao od mesnog i vegetarijanskog dijela. Danas je sastavljanje jelovnika pravi kreativni izazov i mogli bismo reći umjetnost. Od veganskog, bezglutenskog, dijetnog ili bez laktoze, očekuje se jelovnik koji u isto vrijeme treba biti ukusan, reprezentativan, dizajnerskog izgleda i spravljen od kvalitetnih i vrhunskih namirnica. Potrebno je zadovoljiti ukuse i potrebe svih sudionika kako bi događanje bilo na visokoj razini. Potreba za nekonvencionalnim jelovnikom sve je veća. Vremena s formalnom večerom i vrlo uskim izborom jela su iza nas. Danas je vrijeme za obrok ujedno i prilika za networking i upoznavanje novih poslovnih partnera. Umjesto tradicionalnog ručka ili večere za stolom, sve se više preferira opcija ‘s nogu’ ili samoposluživanje kako bi uz ukusan zalogaj sudionici bili slobodni kretati se, razmjenivati iskustva i širiti mrežu poslovnih partnera.

Raznolikost

S rasporedom i planom događanja, koji se zna i neplanirano promijeniti u toku dana, neophodni su prostori koji se mogu jednostavno i bez puno uloženog truda i financijskih sredstava prenamijeniti i zadovoljiti potrebe raznih vrsta događanja. To mogu biti manje grupe, radionice, svečane večere, sajmovi, velike konferencije, obiteljska okupljanja i sl. Dvorane bez stupova, prostori koji se mogu podijeliti na više cjelina, manje sobe za rad u grupama i puno prirodnog svjetla su samo neke od značajki suvremenog prostora koji može znatno doprinijeti da događanje protekne u najboljem redu.

Tehnologija

Sudionici događanja ne žele propustiti digitalnu komunikaciju, što znači da je pravo tehnološko rješenje ključna stavka pri odabiru mjesta događanja. Kada se radi o WiFi vezi, nije dovoljno samo imati pristup elektroničkoj pošti već besprijekornu vezu u svim prostorijama, na raznim uređajima i za sve sudionike. WiFi usluga za grupu korisnika, prilagođena mrežna rješenja, brendirane stranice za login i ugrađene video usluge svakako treba uzeti u obzir pri odabiru prostora. Od tableta do mobilnih telefona, laptopa i pametnih satova, treba uvijek imati na umu da su sudionici jako tehnološki osviješteni. Sa svim dostupnim uređajima, žele biti povezani i dostupni cijelo vrijeme. Pristupačne utičnice i besprijekorna internet veza je nešto što očekuju tijekom cijelog događanja.

Digitalni kutak i komunikacija omogućavaju sudionicima konstantno sudjelovanje u događanju te im olakšavaju snalaženje u prostoru, pogotovo kada se radi o većem broju prostorija i izmjeni predavanja. Na taj način sudionici u svakom trenutku znaju gdje i kada trebaju biti. S čestim izmjenama za vrijeme događanja i rasporeda ili prenamjene prostorije, neophodno je osigurati redovito ažuriranje informacija. Suvremeni kongresni centri omogućuju digitalne zidove i putokaze s interaktivnom digitalnom komunikacijom kako bi sudionicima pružili informacije o lokalnim atrakcijama, događanjima u gradu, rasporedu letova, prometu, vremenskoj prognozi te detaljima o samom eventu.

Informiranost

Ako negdje postoje informacije što se događa u gradu, onda je to u kongresnom centru. Prilikom organiziranja događanja, raspitajte se što grad nudi, gdje možete odsjesti i gdje jesti. Kongresni centar može osigurati informacije o kulturnim događanjima, obilascima i dati preporuke sudionicima za jačanje lokalnih partnerstava od destinacijskog turizma do partnera iz konkretne branše. Također se brinu putem digitalne komunikacije, web stranice ili društvenih mreža, da su sudionici uvijek u toku što se događa u gradu.

Dosljednost

Planiranje eventa je veliki posao. Potrebno je razmotriti puno stavki, a jedna od njih, i to jako važna, je i odabir mjesta događanja. Mjesto događanja i vaš prvi kontakt s djelatnicima kongresnog centra trebaju zadovoljiti vaše potrebe, biti dostupni i definitivno stalna podrška prilikom mogućih uspona i padova za vrijeme organiziranja i realizacije događanja. Djelatnici kongresnog centra vam mogu ponuditi puno korisnih informacija, znanja i iskustva iz branše koja se mogu iskoristiti kako bi organizirali događanje na zavidnoj razini. Bilo bi dobro imati jednu kontakt osobu, koja poznaje vas i vaše potrebe, na koju možete računati od početnih pregovora do samog završetka događanja. Jasna komunikacija radi razumijevanja šire slike način je putem kojeg kongresni centar omogućava konzistentnost pri planiranju.

Kada razmatrate prostor za održavanje događanja, prije svega treba uzeti u obzir potrebe sudionika i njihova očekivanja. Najbolja događanja uglavnom se temelje na detaljima kojima treba posvetiti veliku pažnju. Od izgleda jelovnika, prenamjene prostora do digitalnih usluga i pristupačnosti, pronalazak idealnog prostora znači ujedno i pronalazak partnera koji će vam pružiti punu podršku i osigurati da događanje protekne u najboljem redu. Ono što je sigurno, pravi partner ili kongresni centar pobrinut će se o svemu kako bi vama olakšao posao.

Izvor: Event Manager Blog/Jeff Totten