How to Reinvent the Conference Format

Here are a few advices how traditional, presentation-based conferences can reinvent themselves in the modern era

Konferencije su, bez sumnje, jedna od najpopularnijih vrsta događanja u poslovnom svijetu. No, samo zato što je potražnja velika, ne znači da je uspjeh zajamčen. Organizacija vrlo uspješne konferencije, kao što je npr. poznata američka Dreamforce konferencija, zahtijeva puno napora i potpuni zaokret u razmišljanju i pristupu organizaciji.

O tome više zna suosnivač i kreativni direktor američke marketinške agencije Manifold, Brian Mullin. Njegova kreativna agencija pomogla je brendovima kao što su Zillow, GE, Facebook, LinkedIn i Uber stvoriti uvjerljiva i privlačna iskustva uživo, koja se pamte i pune naslovnice. Mullin donosi kratke upute kako se tradicionalne konferencije temeljene na prezentaciji mogu promijeniti i prilagoditi modernom dobu.

Ravnoteža između zabave i obrazovanja

Sudionici prisustvuju vašoj konferenciji iz određenog razloga, bilo da se radi o učenju ili povezivanju s ljudima u njihovoj industriji. No, oni se pri tom žele i zabaviti, tako da je na vama da u konačnici pronađete pravu ravnotežu između zabave i obrazovanja. „Ljudi se vole zabavljati, ali prije nego što rezervirate bend koji će svirati prije vašeg ključnog govornika, razmotrite perspektivu vaših sudionika.“ , kaže Mullin. Ako su platili kako bi čuli određenog govornika, tada će se osjećati kao da je bend umanjio najvrjedniji aspekt vašeg događanja i to će biti iritantno. Pobrinite se da je zabava sinkronizirana s vašim programom, inače će vas sudionici pitati zašto ste potrošili svoje vrijeme i novac.

Ne posežite za najnovijim trendovima samo zato što možete. Brzina kojom trend može zastarjeti i ostaviti negativan utjecaj nije samo loš za reputaciju vašeg brenda. Moglo bi završiti tako da potrošite novac na trendove koji više neće biti relevantni u trenutku početka konferencije.

Budite otvoreni nekonvencionalnim idejama

Iskustvo na ljestvici Dreamforcea, MozCona ili SXSW konferencija zahtijeva značajne resurse, uključujući vrijeme, proračun i ljude, kao i vješto upravljanje projektima. To znači da trebate biti spremni na kompromise i sposobni surađivati kako biste postigli svoj cilj.

Mullin kaže da kreatori konferencije moraju biti otvoreni nekonvencionalnim idejama, čak i za elemente obično uklesane u kamenu. „Vaš pult za registraciju uvijek bi trebalo biti blizu ulaza“, kaže on. „Ali kada je riječ o osvježavajućim pićima ili punjačima, sve je moguće. Dopustite si da zanemarite kako bi nešto trebalo učiniti i razmislite o tome kako se to može učiniti drugačije.“

Zamolite svoj tim da razmotri promjene tlocrta vaše konferencije. Recite im da promjene u izgledu trebaju nadmašiti očekivanja posjetitelja.

Dosljednost i jasnoća važni su od samog početka projekta

Nedostatak vremena za proces planiranja može biti poguban za organizaciju velike konferencije. Mullin kaže kako planiranje inovativnog iskustva na svjetskoj razini trebati započeti devet do dvanaest mjeseci prije samog događanja. Što znači da su dosljednost i jasnoća važni od samog početka.

„Pomaže imati jasnu viziju onoga što želite postići. Odluke donesene na samom početku procesa planiranja mogu se preokrenuti“, kaže on. „Ali promjene mogu stvoriti primjetne nedosljednosti u iskustvu sudionika – osobito na velikim konferencijama.“

Usko surađujte sa svojim timom ili agencijom u ranim fazama procesa planiranja. Najvažnije odluke, prema Mullinu, vrše se u prvih nekoliko mjeseci.

Morate biti sposobni shvatiti kako će promjena neke odluke utjecati na vaš plan. Neočekivana promjena može se u početku činiti bezopasnom, ali bolje ćete noću spavati ako budete sasvim sigurni da će rokovi biti ispunjeni ili da se iskustvo sudionika time neće pokvariti.

Izvor: PoslovniTurizam